La mise en œuvre d'une gestion avancée des stocks peut améliorer les fonctionnalités des armoires de distribution automatisées (ADC).
Les ADC sont un élément indispensable des systèmes de distribution de médicaments dans les pharmacies et les hôpitaux du pays. Il a été démontré que l’utilisation d’ADC décentralisés dans les hôpitaux et les pharmacies améliore le processus de rapprochement des stocks de substances contrôlées, le délai d’exécution de la première dose et la satisfaction globale du personnel.
Les ADC offrent également d’autres avantages, notamment :
- Le processus amélioré de rapprochement des stocks de substances de contrôle et de substances
- Capture de charge
- Délai d’exécution de la première dose, et
- Satisfaction du personnel de la pharmacie ou de l'hôpital
Malgré les nombreux avantages, l’optimisation de la gestion des stocks dans les ADC peut constituer un défi de taille.
Dans la plupart des hôpitaux, les valeurs de stock dans les ADC sont statiques et sont calculées en fonction du nombre moyen de doses distribuées par jour et du nombre de jours de stock souhaité. Le stock maximum (max) est ajusté à environ six jours par semaine dans la plupart des établissements, tandis que le réapprovisionnement automatique périodique (PAR) est fixé à environ trois jours.
Le réapprovisionnement des ADC dans la plupart des hôpitaux s'effectue quotidiennement, évitant ainsi toute rupture de stock car il existe généralement une réserve de stock de 3 jours. Cependant, les modes d'utilisation variables de certains médicaments dans certaines situations peuvent dépasser les valeurs moyennes, entraînant des ruptures de stock.
Les ruptures de stock sont un sujet de préoccupation car elles affectent directement les soins aux patients en plus de perturber le flux de travail des pharmacies et du personnel infirmier. Les hôpitaux qui utilisent les valeurs d'inventaire statiques pour réapprovisionner les ADC sont confrontés à des défis tels qu'un retard dans le réapprovisionnement des médicaments en rupture de stock. De plus, à mesure que le nombre d’ADC augmente dans l’hôpital, le système statique nécessite une augmentation simultanée de la main-d’œuvre technique, ce qui peut s’avérer coûteux.
Pour surmonter les défis mentionnés ci-dessus, plusieurs hôpitaux passent à une norme de stock dynamique et à un système de messagerie d'alerte de stock faible pour éviter les ruptures de stock sans augmenter les effectifs.
Contrairement aux normes d'inventaire statiques, qui reposent sur les doses moyennes distribuées chaque jour et sur le nombre de jours de stock souhaité, les normes dynamiques considèrent l'utilisation du médicament de manière cohérente ou variable. Les médicaments réputés à utilisation constante appliquent la moyenne délivrée par jour sur 30 jours, tandis que les médicaments à utilisation variable utilisent le pic d'utilisation au cours de la dernière fenêtre glissante de 30 jours.
Le système d'alerte de faible stock est essentiellement un système de messagerie qui informe le personnel de la pharmacie si le stock d'un ADC tombe en dessous d'un pourcentage prédéterminé de la valeur de réapprovisionnement automatique périodique (par). Disposer d'un tel système permet au pharmacien de réapprovisionner l'ADC avant qu'il ne soit à court de médicaments.
D’après une étude menée à l'hôpital et clinique de l'Université du Wisconsin (UWHC), la mise en œuvre de normes d'inventaire dynamiques et d'un système d'alerte de faible stock a considérablement réduit les ruptures de stock par rapport aux modèles d'inventaire statiques traditionnels.
Lorsque les deux systèmes étaient mis en œuvre simultanément, les avantages maximaux étaient observés. Cependant, l’étude a également révélé qu’avec une baisse du ratio techniciens/ADC, le temps nécessaire pour réapprovisionner le médicament augmentait naturellement.
Le nombre d’inventaires n’a pas non plus augmenté pendant la mise en œuvre de ces systèmes, ce qui suggère que la diminution des ruptures de stock n’est pas simplement le résultat d’un surstockage des armoires.
La mise en œuvre de systèmes avancés de gestion des stocks dans les ADC peut réduire considérablement les ruptures de stock en termes de nombre et de durée. La mise en œuvre correcte de ces stratégies garantit une plus grande satisfaction des infirmières, du personnel pharmaceutique et des patients.
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